החלטתם לעבור לחו”ל לצורך מגורים, עבודה או לימודים; חזרתם לארץ ובידכם תעודת נישואין, תעודת לידה או תואר שצריכים לקבל הכרה רשמית בישראל; קיבלתם ירושה או צוואה ואפילו מתנה מאדם שחי בחו”ל. כל אלה ועוד מסמכים רבים אחרים טעונים בפעולה הנקראת אימות מסמכים במשרד החוץ, שתאפשר להכיר במסמך שבידכם במדינת היעד ולהעניק לו מעמד חוקי ורשמי.

קצת על אימות מסמך ציבורי

אם יש בידכם מסמך שכתוב בשפה זרה מזו הרשמית שמדוברת במדינת היעד, עליכם להעביר אותו תהליך של הכרה רשמית מול מוסדות המדינה. מסמך זה יכול להיות כל נייר רשמי כמו תעודת זהות, תעודה אקדמית, תעודת נישואין, גירושין ועוד.

הפרקטיקה הנהוגה ברוב מדינות העולם כיום, היא לבצע את תהליך האימות דרך קבלת אישור אפוסטיל. זהו הליך משפטי מיוחד שבו מתרגמים את מסמך המקור לשפת מדינת היעד ומעניקים לו התאמה ואישור מקצועיים שקובעים כי המסמך אכן נאמן למקור ומשקף אותו כהלכה.

למה יש צורך באימות מסמכים ציבוריים?

בשנת 1961 נחתמה אמנת האג, בה חברות כ-120 מדינות וישראל ביניהן. אמנה זו מנהיגה מאז ועד היום הסכם בינלאומי, לפיו כל מסמך רשמי שהתקבל מצד רשויות של מדינה אחרת, צריך לעבור תהליך של אימות וחתימה בחותמת הנקראת Apostillee (אפוסטיל).

מכיוון שמסמכים אלה נוסחו ונכתבו בשפה זרה מזו שמדוברת במדינה שבה הם מוצגים, יש להכיר בהם בתהליך אחיד. אחרת, המסמך או התעודה ייחשבו לבלתי קבילים והדבר יגרור השלכות בנוגע ליכולתו של המחזיק בהם לקבל מעמד חוקי או זכויות מתאימות במדינת היעד.

המסמכים הדורשים אימות

אז אילו מסמכים אמורים לעבור אימות במשרד החוץ? לפניכם הרשימה המלאה של כל התעודות הציבוריות הרלוונטיות:

מסמכים אישיים

לקבוצת המסמכים הזו ייכנסו כל התעודות והמסמכים שנוגעים לסטטוס האישי: תעודת לידה ופטירה, תעודות נישואין וגירושין. תעודות מרשם האוכלוסין, דרכון, תעודת אזרחות, תעודת זהות ועוד.

מסמכים מקצועיים

קבוצה זו כוללת תעודות בגרות ותעודות אקדמיות, תעודות מקצועיות, מסמכים צבאיים ותעודות הסמכה.

מסמכים משפטיים

פסקי דין, פרוטוקולים משפטיים, צווים לרבות צווי ירושה וצוואה, החלטות שיפוטיות, מסמכים נוטריוניים (לרבות תרגום נוטריוני של המסמך) ותעודות יושר (רישום פלילי).

שלבי האימות

אימות מסמכים במשרד החוץ מתרחש על ידי ענף הקרוי: “הענף לאימות מסמכים ציבוריים” שמופעל בכל השירותים הקונסולריים שניתנים לתושבי ואזרחי המדינה בארץ ובעולם. ענף זה מבצע אימות של מסמכים ציבוריים שניתנו ממדינת ישראל בלבד. אם מדובר בפעולה ההפוכה (כלומר אימות מסמכים שניתנו במדינה אחרת), יש לפנות למחלקה הקונסולרית המתאימה במשרד החוץ של אותה המדינה.

השלב הראשון – בדיקת המסמך

וודאו כי המסמכים שברשותכם חתומים בידי מורשה חתימה מתאים ממשרד הממשלתי הרלוונטי. למשל, אם מדובר בפרוטוקול שמציין את אחוזי הנכות שקיבלתם מהמוסד לביטוח הלאומי, עליו להיות חתום בידי מורשה מתאים מהביטוח הלאומי. אם זוהי תעודת נישואין, עליה לכלול את חתימה וחותמת הרבנות.

השלב השני – תרגום המסמך לשפת היעד

בהנחה והמסמך שבידכם בעברית אך צריך לשמש אתכם מעבר לים, עליכם לתרגם אותו לשפה המתאימה. שימו לב שהתרגום מוכרח להתבצע על ידי גורם מקצועי בלבד, לעתים גם אדם מאותו התחום או המקצוע שיכול לתרגם מונחים ספציפיים ולעמוד על דקויות מסוימות.

השלב השלישי – קבלת אישור נוטריוני

כשהמסמך המתורגם בידכם, תתבקשו לעגן את כשירותו ונאמנותו למקור. הליך זה מכונה “אישור תרגום נוטריוני” (אישור נכונות על תרגום) ולשם כך תתבקשו לפנות לנוטריון שיצייד את המסמך בתוקפו. חתימה וחותמת הנוטריון מציינת את ביצוע התרגום בשלמותו ומבטיחה כי המסמך נאמן למקור.

השלב הרביעי – הזמנת אפוסטיל

כעת יש לגשת לאחת מלשכות בית משפט שלום (ניתן באמצעות הדואר), בה אפשר לאמת עד 10 מסמכים במקום. אם הצורך הוא באימות של יותר מעשרה מסמכים, התהליך יתרחש בתוך 3 שבועות והחותמת תתקבל בדואר. במעמד הזמנת האפוסטיל יש לשלם אגרה בסך 35 ₪ עבור כל אישור שיונפק. אם אימות המסמך איננו למדינה שחתומה על אמנת האג, לא תתבקשו לשלם אגרה.

השלב שבו הנוטריון נכנס לתמונה

מסמך במחלוקת משפטית, בעיה מול הרשויות וכמובן סוגיית התרגום והצורך באישור על נכונותו, מצריכים מעורבות משפטית מצד נוטריון.

בדרך כלל הנוטריון מעורב בתהליך כאשר יש צורך בנכונות על התרגום שבוצע למסמך ואם הוא דובר את שפת היעד, בהחלט מדובר בגורם מתאים מאוד גם לתרגום המסמך ללא צורך באדם נוסף. אך מתוקף תפקידו כעורך דין, יכול הנוטריון לספק מענה יעיל גם בדינים אזרחיים רלוונטיים לצורך שלכם, כמו למשל חוזים, צוואות וירושות, מקרקעין ועוד.

בשורה התחתונה:

אימות מסמכים במשרד החוץ קובע תהליך ברור, אחיד ומסודר לכלל אזרחי המדינה, בנוגע לאופן שבו מתקבלים ומאושרים מסמכים שונים לשימושם מעבר לים. אם תעקבו אחר השלבים המוצגים במאמר, תגלו שהתהליך מתנהל בצורה חלקה, ללא המתנה ממושכת או צורך בבירוקרטיה נוספת לאחר מכן בחו”ל.